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É fácil ver a desorganização atrapalhando o sucesso e o lucro de uma empresa, ainda mais quando ela lida com muita papelada e documentos. Por isso é tão importante saber como organizar arquivos de uma empresa.

O problema é que muita gente perde tempo e energia tentando resolver isso sem auxílio de qualquer tipo de profissional. A impressão é então que a bagunça só aumenta e todo tempo e esforço é perdido. Portanto, confira esses cinco passos para organizar melhor seus arquivos.

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Os passos de como organizar arquivos de uma empresa

  1. Documento não é “coisa velha”. Se você tem leis que te pedem para guardar esses papéis por um período de tempo, o faça. Mas fique atento aos prazos e não guardar por mais tempo que o devo.
  2. Separe seus documentos por categorias bem específicas. É preciso saber onde cada informação está de modo instintivo, eficiente e lógico.
  3. Dentro do computador tudo deve seguir o mesmo princípio. Você de gerir bem suas pastas, tipos de arquivos e, é claro, back-ups. Entenda que hoje existem ramos que só trabalham com documentação digital, então não adianta ignorar isso.
  4. Crie um índice e mantenha-o atualizado. Não perca tempo procurando direto nos documentos, quando você marca bem sua posição e conteúdo em um índice, encontra tudo nele e depois só vai direto ao assunto específico.
  5. Mantenha tudo no lugar. Mais importante do que organizar é manter tudo no lugar. Imagine uma biblioteca onde o livro não volta para a prateleira no lugar de onde ele saiu, em pouco tempo tudo estará um caos. Seus arquivos devem respeitar a mesma lógica.

 

Organizar arquivos aumenta sua produtividade

O que você deve ter em mente é que todas essas dicas só funcionam se você as colocar em prática de verdade. Não adianta fazer pela metade e nem achar que “assim está bom”, é preciso deixar tudo organizado.

Arquivo organizado é sinônimo de produtividade, você perde menos tempo com eles e sabe onde cada informação está. Portanto, siga essas dicas e organize seus documentos, pastas e arquivos. Ou entre em contato para solicitar uma proposta para sua empresa.

 

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